Vereinsdaten in sicheren Händen

Wo die Daten liegen

Clubhafen läuft auf Servern von ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich in Deutschland. Jeder Verein bekommt eine eigene Instanz unter eigener Adresse, zum Beispiel ihr-verein.clubhafen.com, mit eigener Datenbank und eigenen Dateien. Die Daten verschiedener Vereine liegen nie in derselben Datenbank. Die Datenordner sind von außen gesperrt, und hinterlegte Schlüssel – etwa für Mitteilungen aufs Handy – sind zusätzlich verschlüsselt gespeichert.

Anmeldung und Passwörter

• Passwörter werden nur als Prüfsumme gespeichert (bcrypt). Aus ihr lässt sich das Passwort nicht zurückrechnen.
• Admins vergeben nie Passwörter. Mitglieder legen ihr Passwort über einen persönlichen Einladungslink (7 Tage gültig) oder über „Passwort vergessen“ (Link 60 Minuten gültig, nur einmal nutzbar) selbst fest.
• Schutz gegen Durchprobieren: Nach falschen Passwörtern bremst Clubhafen weitere Versuche, je Zugang und je Netz. Bei auffällig vielen Fehlversuchen geht automatisch eine Warnung hinaus.
• Bekannte Passwörter aus Datenlecks werden abgelehnt. Geprüft wird dabei nur der Anfang einer Prüfsumme – das Passwort selbst verlässt den Server nie.
• Wer ein Amt mit Rechten hat, braucht ein längeres Passwort und wird früher automatisch abgemeldet.
• In der App bleibt nur ein Anmeldeschlüssel im geschützten Speicher des Handys – nie das Passwort.
• Im Browser schützen Sitzungs-Cookies mit strengen Einstellungen (HttpOnly, Secure, SameSite) und ein zusätzlicher Schutzschlüssel vor untergeschobenen Anfragen.

Wer was sehen darf

Rechte hängen an Rollen, nicht an Personen: Der Fahrtenwart sieht Boote und Schäden, die Redaktion Inhalte und Rundnachrichten. Unter „Wer sieht was“ legt der Verein für jeden Bereich fest, ob Gäste ihn sehen dürfen oder ob er nur für angemeldete Mitglieder ist. Wo andere Mitglieder etwas sehen – beim Kran, im Belegungsplan der Boote oder beim Vereinsheim –, steht dort nur „belegt“ und kein Name. Anschriften sehen nur Ämter mit dem passenden Recht.

Fotos und Dokumente

• Fotos werden beim Hochladen neu gezeichnet. Dabei fallen versteckte Zusatzangaben der Kamera weg, etwa der Aufnahmeort.
• Interne Fotos und Dokumente – nur für Mitglieder oder bestimmte Gruppen – bekommen nur angemeldete Berechtigte zu sehen, und zwar über zeitlich befristete Links. Ein Dokument aus der App ist zum Beispiel zehn Minuten lang abrufbar.
• Öffentliche Galerie nur mit Einwilligung: Ein Fotoalbum lässt sich erst dann für alle sichtbar schalten, wenn bestätigt ist, dass die abgebildeten Personen eingewilligt haben.
• Rangliste im Fahrtenbuch nur mit Einwilligung: Wer in der Rangliste der aktivsten Segler erscheint, hat dem zugestimmt.

Protokoll

Anmeldungen, falsche Passwörter, Sperren sowie geänderte Rollen und Einstellungen stehen in einem Sicherheitsprotokoll, das Admins einsehen können. Internetadressen werden darin nur gekürzt gespeichert, Passwörter und Links nie. Einträge, die älter als 90 Tage sind, löscht Clubhafen automatisch.

Keine fremde Werbung, kein Tracking

Die App enthält keine Analyse- oder Werbe-Bausteine anderer Anbieter und zeigt keine fremde Werbung. In der App weise ich höchstens dezent auf meine eigenen Segel-Apps von Skipperfriends hin (Binnen Skipper und Port King) – ohne dass dabei Daten weitergegeben werden. Website und Verwaltungstool laden keine Schriften oder Skripte von fremden Servern. Wetterdaten und Webcam-Bilder holt der Server des Vereins ab und reicht sie weiter – die Anbieter sehen also nicht, welche Mitglieder nachschauen. Daten werden nicht verkauft und nicht für andere Zwecke genutzt.

Mitteilungen aufs Handy

Mitteilungen aufs Handy gehen direkt über die Dienste von Apple (für iPhones) und Google (für Android-Geräte) – ohne weiteren Vermittler dazwischen. Die App fragt erst nach der Anmeldung, ob sie Mitteilungen schicken darf, und jedes Mitglied bestimmt selbst, welche Arten es bekommt. Bei Rundnachrichten enthält die Mitteilung nur den Betreff; den Text lädt die App direkt vom Server des Vereins. Bei anderen Mitteilungen – etwa zu einer Buchung – laufen Titel und ein kurzer Text über Apple bzw. Google, wie bei jeder App mit Mitteilungen.

Ihre Daten bleiben Ihre Daten

• Datenexport: Admins laden jederzeit alle Vereinsdaten als ZIP-Datei herunter – eine Tabelle je Bereich, lesbar mit Excel. Passwörter und Schlüssel sind nie darin.
• Meine Daten herunterladen: Jedes Mitglied lädt alle über sich gespeicherten Angaben selbst herunter – in der App oder im Verwaltungstool, mit einem Klick und ohne Umweg über den Vorstand.
• Auskunft für den Vorstand: Fragt ein Mitglied nach seinen Daten, stellt der Vorstand die Auskunft im Verwaltungstool mit wenigen Klicks zusammen.
• Automatische Löschfristen: Ältere Buchungen, Meldungen und ähnliche Einträge löscht Clubhafen nach festen Fristen von selbst.
• Mitglied löschen heißt vollständig löschen: Entfernt der Verein ein Mitglied, verschwinden seine Daten überall – außer in Belegen, die aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.
• Zugang löschen: Jedes Mitglied kann seinen Zugang selbst löschen. Die Mitgliedschaft im Verein bleibt davon unberührt.
• Keine heimlichen Admins: Lädt die Clubhafen-Zentrale – also ich, etwa bei der Einrichtung – jemanden als Admin ein, bekommen die Admins des Vereins automatisch Bescheid.
• Vertragsende: Die Vereinsinstanz wird mit Datenbank und Dateien gelöscht, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbart.

Vertrag nach Art. 28 DSGVO

Für die Daten seiner Mitglieder bleibt der Verein verantwortlich. Ich, Titus Hildebrand, verarbeite sie nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen. Dazu schließe ich mit jedem Verein einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Er beschreibt, welche Daten verarbeitet werden, welche technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen gelten und welche Dienstleister beteiligt sind.

Die Vorlage des Auftragsverarbeitungsvertrags schicke ich Ihnen gern vorab – Ihnen oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. AVV-Vorlage anfordern

Für die Vereins-App und die Vereinswebsite gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Vereins. Wie diese Website selbst mit Daten umgeht, steht in der Datenschutzerklärung dieser Website.

Dienstleister (Unterauftragnehmer)

Diese Dienstleister sind am Betrieb von Clubhafen beteiligt:

Ohne Personendaten – der Server des Vereins ruft diese Quellen nur ab:

Stand: September 2026. Fragen zum Datenschutz beantworte ich gern: post@titus-hildebrand.de