Alle Funktionen im Detail

Termine & Anmeldungen

Der Vereinskalender steht in der App, auf der Vereinswebsite und auf Wunsch als Kalender-Abo im Handy der Mitglieder – aufgeteilt nach Bereichen, damit jeder nur abonniert, was ihn interessiert. Für Termine wie Grillabend, Arbeitseinsatz oder Jahreshauptversammlung schalten Sie bei Bedarf die Anmeldung in der App ein.

Neuigkeiten & Pinnwand

Neuigkeiten schreiben Sie mit Überschrift, Text und Foto – und legen fest, wer sie sieht: alle (auch auf der Website), nur Mitglieder oder bestimmte Gruppen. Beiträge lassen sich als Entwurf speichern oder zeitgesteuert veröffentlichen und automatisch wieder ausblenden.

Auf der Pinnwand reichen Mitglieder eigene Anzeigen ein, etwa „Jolle zu verkaufen“ oder „Mitsegler gesucht“, mit bis zu vier Fotos. Sie erscheinen erst, wenn jemand mit dem passenden Recht sie freigibt.

Kurse

Segelkurse, Theorieabende oder Schnupperkurse legen Sie mit Terminen, Ort und Kosten an. Die Anmeldung läuft wahlweise direkt über Clubhafen – mit begrenzten Plätzen und Warteliste –, über ein vorhandenes Buchungssystem oder per Mail.

• Sagt jemand ab, rückt der Nächste von der Warteliste nach und bekommt Bescheid
• Gäste ohne Zugang bestätigen ihre Anmeldung über einen Link in der Mail
• „Als bezahlt markieren“ und Teilnehmerliste als Tabelle

Regatten

Regatten erscheinen mit Ausschreibung und Terminen in App und Website. Ergebnisse verlinken Sie dort, wo sie ohnehin gepflegt werden, zum Beispiel bei Manage2Sail. Wer ein Amt hat, legt Regatten auch unterwegs in der App an.

Training & Jugend mit Eltern-Konten

Trainingsgruppen wie „Optis Anfänger“ bekommen feste Zeiten als Serie, Ferien und Feiertage nehmen Sie aus. Teilnehmer oder ihre Eltern sagen in der App zu oder ab, Trainer sehen, wer kommt, und haken nach dem Training die Anwesenheit ab.

• Fällt ein Training aus, bekommen alle in der Gruppe und ihre Eltern sofort eine Mitteilung
• Kinder brauchen keinen eigenen Zugang – Eltern melden sie zu Training, Kursen und Terminen an
• Verknüpfen per Code aus der App oder direkt durch den Vorstand

Bootsbuchung

Jedes Vereinsboot hat einen Steckbrief mit Foto, Crew-Größe und Preisen sowie einen Kalender, der zeigt, wann es frei ist. Mitglieder buchen direkt in der App oder im Mitgliederbereich der Vereinswebsite – sofort verbindlich oder, wenn Sie es so einstellen, nach Freigabe durch den Betreuer des Boots.

Nach der Fahrt meldet das Mitglied in der App den Zustand: alles in Ordnung oder Mängel – mit bis zu vier Fotos. Bei Mängeln bekommt der Betreuer eine Mitteilung.

demo.clubhafen.com/verwaltung

Schadensmeldung

Mitglieder melden Schäden an Vereinsbooten – oder an Vereinsheim, Steg und Gelände – in der App. Die Meldung geht an den Betreuer des Boots bzw. an alle mit dem Recht „Schäden“. Ist ein Boot „nicht fahrbereit“ gemeldet, ist es sofort für neue Buchungen gesperrt; wieder frei wird es, sobald Sie die Meldung erledigen oder das Boot vorher ausdrücklich freigeben. Das Mitglied bekommt eine kurze Rückmeldung.

Wartung & Inventar

Rettungswesten, Feuerlöscher, Trailer, Motoren: Jeder Gegenstand bekommt seine Prüf- und Wartungsfristen. Eine Ampel zeigt, was in Ordnung ist, was bald fällig wird und was überfällig ist. Jeden Montag bekommen die Zuständigen eine Erinnerung.

Erledigte Wartungen tragen Sie mit Datum, Beschreibung und Kosten ein – der Wartungsverlauf hilft bei der Kassenprüfung. Für das Vereinsheim gibt es fertige Fristen, etwa für Rauchmelder, Elektroprüfung oder Erste-Hilfe-Kasten.

Fahrtenbuch

Jede Rückgabe nach einer Buchung wird automatisch zur Fahrt mit Boot, Datum, Crew und Revier; Mitglieder können Fahrten auch nachtragen. Sie sehen, wie oft und wie lange jedes Boot gesegelt wurde – praktisch für die Jahreshauptversammlung. Eine Rangliste der aktivsten Segler zeigt nur, wer dem zugestimmt hat. Die Liste gibt es als Tabelle zum Herunterladen.

Liegeplätze, Winterlager & Warteliste

Stege, Landliegeplätze, Trailerplätze, Halle, sogar Spinde: Sie legen Bereiche mit Saison (Sommer, Winter oder ganzjährig) und Plätze mit Maßen an – bei Bedarf mit Strom und Wasser. Der Hafenplan zeigt auf einen Blick, was frei und was belegt ist.

• Plätze mit „Von“ und „Bis“ vergeben – so steht schon im Herbst fest, wer im Winter wo steht
• Mitglieder tragen ihre eigenen Boote mit Maßen und Versicherung ein; 30 Tage vor Ablauf der Versicherung erinnert Clubhafen
• Warteliste in der App, mit sichtbarer Position
• Auf Wunsch sehen Mitglieder den Liegeplan

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Kran & Slip

Sie legen einen Krantag an – mit Kran oder Slipanlage, Richtung, Beginn, Ende und Takt. Clubhafen teilt den Tag in Zeitfenster, und die Mitglieder buchen ihr Fenster samt Boot selbst in der App. Am Vortag kommt eine Erinnerung aufs Handy. Die Kranliste mit Uhrzeit, Boot, Gewicht und Maßen gibt es zum Drucken oder als Tabelle. Muss der Tag wegen Wind verschoben werden, bekommen alle Gebuchten automatisch Bescheid.

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Helferplan & Arbeitsdienst

Für Arbeitseinsatz, Sommerfest oder Putzdienst legen Sie eine Aktion mit Schichten an: Aufgabe, Uhrzeit, wie viele Helfer gebraucht werden. Mit „Alle benachrichtigen“ geht eine Mitteilung „Helfer gesucht“ hinaus, und die Mitglieder tragen sich selbst ein. Wiederkehrende Dienste legen Sie als Serie an.

Nach der Aktion haken Sie ab, wer da war – die Stunden landen automatisch als bestätigte Arbeitsstunden. Mitglieder tragen weitere Stunden in der App ein, das zuständige Amt bestätigt sie. Die Übersicht zeigt je Mitglied, was geleistet ist und was noch fehlt, samt Ersatzbetrag.

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Vereinsheim-Vermietung

Clubhaus, Terrasse oder Grillplatz: Mitglieder fragen in der App an und bestätigen dabei die Hausordnung. Sie nehmen die Anfrage an – Preis und Kaution lassen sich anpassen – oder lehnen mit Grund ab. Externe Mieter tragen Sie selbst ein. Ob der Schlüssel ausgegeben und zurück ist und ob die Kaution da ist, haken Sie ab; ist nach der Miete noch etwas offen, erinnert Clubhafen.

Mitteilungen aufs Handy & Rundnachrichten

Jede Nachricht landet im Postfach der App und kommt auf Wunsch als Mitteilung aufs Handy. Rundnachrichten schicken Sie gezielt: an alle, an bestimmte Rollen oder an Gruppen wie alle mit Liegeplatz, alle Bootseigner, die Teilnehmer eines Kurses, eine Trainingsgruppe samt Eltern oder die Helfer einer Aktion. Mit {vorname} im Text wird jede Nachricht persönlich, und auf Wunsch geht sie zusätzlich per E-Mail hinaus.

Mitglieder bestimmen selbst, welche Arten von Mitteilungen sie bekommen. Die Mitteilungen laufen direkt über Apple und Google, ohne weiteren Dienstleister dazwischen; bei Rundnachrichten enthält die Mitteilung nur den Betreff.

Wind & Wetter

Die Wetterseite ist aufgebaut wie in der Segel-App Binnen Skipper: oben der Wind jetzt, darunter die Modellvorhersage mit ICON-D2, ICON-EU und dem Deutschen Wetterdienst, stündlich und für die nächsten Tage. Dazu kommen – je nach Verein – Messwerte einer eigenen Wetterstation, Pegel und Webcams. Mitglieder legen sich den Wind auf ihre Startseite.

Die Modellvorhersage gibt es derzeit für die großen bayerischen Seen; Wetter und Warnungen des Deutschen Wetterdienstes für Reviere in Deutschland.

Alle Wetterdaten und Webcam-Bilder laufen über den Server Ihres Vereins. Die Anbieter sehen also nicht, welche Mitglieder nachschauen.

Galerie & Dokumente

Fotoalben legen Sie im Verwaltungstool oder unterwegs in der App an – mit mehreren Fotos auf einmal, Bildunterschriften und Titelbild. Dokumente wie Satzung, Hafenordnung, Formulare oder Protokolle laden Sie als Datei hoch oder verlinken sie, geordnet nach Kategorien.

Für jedes Album und jedes Dokument legen Sie fest, wer es sieht: alle, nur Mitglieder oder bestimmte Gruppen. Interne Alben sehen Gäste nicht einmal im Titel; interne Fotos und Dokumente bekommen nur angemeldete Berechtigte zu sehen. Ein Album lässt sich erst öffentlich schalten, wenn bestätigt ist, dass die abgebildeten Personen eingewilligt haben.

Mitgliederimport & Einladungen

Ihre Mitgliederliste laden Sie als Tabelle hoch – zum Beispiel aus Excel oder dem Export Ihrer Vereinsverwaltung (als CSV-Datei, die praktisch jedes Programm ausgeben kann). Die Spalten werden automatisch erkannt, sonst ordnen Sie sie mit einem Klick zu; eine Vorschau zeigt vorher, was übernommen wird. Übernommen werden nur Name, E-Mail, Mitgliedsnummer und Status, auf Wunsch Telefon und Anschrift – keine Bankdaten. Einen späteren Import können Sie jederzeit wiederholen; bekannte Mitglieder werden dabei aktualisiert.

• „Alle einladen“: persönliche Mail, das Passwort legt jedes Mitglied selbst fest
• Oder selbst aktivieren: „Zum ersten Mal hier? Zugang aktivieren“ auf der Vereinswebsite, im Verwaltungstool oder in der App – mit der beim Verein hinterlegten E-Mail-Adresse
• Die Liste zeigt, wer schon einen Zugang hat, wer eingeladen ist und wer noch nicht

Rollen & Rechte

Statt fester Ämter gibt es Rollen, die Rechte bündeln – etwa „Fahrtenwart“ mit den Rechten für Boote und Schäden oder „Redaktion“ mit Inhalten und Rundnachrichten. Eine Person kann mehrere Rollen haben. Rollen ohne Rechte eignen sich als Gruppen, etwa „Regattateam“, für die Sie Inhalte oder Boote freigeben.

Im Verwaltungstool sieht jeder nur die Bereiche, für die er ein Recht hat. Wer Rechte hat, braucht ein längeres Passwort und wird früher automatisch abgemeldet. In der App finden Amtsträger ihre wichtigsten Aufgaben unter „Für Ämter“.

Wer sieht was

Auf einer einzigen Seite legen Sie für jeden Bereich fest, was Gäste sehen dürfen: Neuigkeiten, Termine, Regatten, Jugend, Pinnwand, Kurse, Boote, Preise, Galerie, Dokumente, Vorstand-Kontakte, Ansprechpartner, Webcams, Clubabend, Beiträge und Bankverbindung. Entweder „öffentlich“, „nur Mitglieder“ oder „je Eintrag wählbar“. Die Einstellung gilt sofort in App und Website; abonnierte Kalender übernehmen sie bei ihrer nächsten Aktualisierung.

demo.clubhafen.com/verwaltung

Getränkekasse

Getränke und Preise pflegt das zuständige Amt. Mitglieder machen ihre Striche selbst in der App und können einen Strich 15 Minuten lang zurücknehmen. Zur Abrechnung laden Sie die Lastschrift-Liste herunter und ziehen die Beträge wie gewohnt über Ihre Vereinsverwaltung ein; danach beginnt die Strichliste von vorn.

Mitgliedsausweis

Der digitale Mitgliedsausweis zeigt Name, Verein und Mitgliedsnummer – etwa für Gastliegeplätze bei Partnervereinen. Eine laufende Uhr und ein wandernder Glanz zeigen, dass es kein Bildschirmfoto ist.

Vereinswebsite aus denselben Daten

Auf Wunsch baue ich Ihrem Verein eine Website, die ihre Inhalte direkt aus Clubhafen zieht: Neuigkeiten, Termine, Kurse, Regatten, Boote, Galerie, Dokumente und Vorstand. Was Sie im Verwaltungstool eintragen, steht sofort auch dort. Mit Mitgliederbereich, in dem sich Mitglieder mit demselben Zugang anmelden wie in der App – so können sie Clubhafen auch ganz ohne Smartphone im Browser nutzen.

Sie haben schon eine Website? Die kann bleiben. Clubhafen funktioniert auch ohne eigene Website – dann nutzen Ihre Mitglieder die App, und der Vorstand arbeitet im Verwaltungstool.

Muster-Website ansehen

Vereinsfarben & Logo

Unter „Farben & Logo“ laden Sie Ihr Logo hoch und wählen die Vereinsfarben. App und Website übernehmen sie sofort. Nach der Vereinswahl zeigt die App Ihre Farben, Ihr Logo und Ihre Inhalte – Ihre Mitglieder erkennen ihren Verein sofort.

Bereiche nach Bedarf

Jeden Bereich auf dieser Seite schalten Sie einzeln ein. Was aus ist, verschwindet überall – in der App, auf der Website und im Verwaltungstool. Eingetragene Daten bleiben erhalten, wenn Sie einen Bereich wieder ausschalten. So fangen Sie klein an und erweitern, wenn es passt.

Was Clubhafen bewusst nicht macht

Clubhafen ist keine Buchhaltung. Mitgliedsbeiträge, SEPA-Lastschriften, Spendenquittungen und Kassenbuch bleiben in Ihrer bisherigen Vereinsverwaltung. Clubhafen ergänzt sie um das, was im Vereinsleben passiert, und übernimmt die Mitgliederliste von dort.